こんにちは。高知で小規模事業者の労務をサポートしている、おはら社会保険労務士事務所の小原です。

最近、経営者の方から「従業員が体調を崩して長く休むことになった」というご相談が増えています。特に数人のスタッフで回しているお店や会社では、突然の長期欠勤は現場のやり繰りに大きな影響を与えます。

スタッフの体調は心配ですが、いつまで休ませていいのか、お給料はどうなるのかなど、決まりがないと対応に迷ってしまいます。経営者だけで悩みを抱え込んでしまうのは本当に辛いものです。

こうした病気やケガで働けなくなったときのためにあるのが「休職の規定」です。今回は、備えておきたい休職ルールの基本について分かりやすくお話しします。

休職制度は法律の義務ではないからこそ自社で決める

まず知っておいていただきたいのは、法律に「休職制度を作らなければならない」という義務はないということです。休職を設けるかどうか、どんな内容にするかは会社が自由に決めて構いません。

しかし、ルールがないからとその都度経営者の感覚だけで対応を変えてしまうのは危険です。ある人には長く休みを認め、別の人にはすぐに辞めてもらうような不公平な対応をすると、大きなトラブルに発展します。

会社に休職の決まりがないと、長期欠勤がそのまま退職や解雇の理由になるのかどうかも曖昧になります。だからこそ、あらかじめ就業規則などで明確なルールを定めておく必要があります。

職場で本当に困る “うやむや” な長期欠勤

ある小さな会社で、スタッフの一人が体調を崩して来られなくなりました。社長は優しい心から “しっかり治るまで休んでいいよ” と声をかけましたが、期間や手続きの具体的な決まりはありませんでした。

数ヶ月が経ち、他のスタッフの負担も限界に達した頃、社長は新しい人を雇いたいと考えました。しかし、休んでいるスタッフは “まだ体調が戻らない” と言うだけで、いつ戻れるのか分からない状態が続きます。

明確な規定がなかったため、いつの時点で退職の扱いにできるのかが分からず、会社は身動きが取れなくなってしまいました。良かれと思った社長の優しさが、結果として会社を苦しめることになってしまった事例です。

トラブルを防ぐために就業規則へ明記すべきポイント

こうした事態を防ぐために、就業規則の休職規定には書かなければならないポイントがあります。主に「休職の期間」「休職中の給料の扱い」「復職の基準」の３つです。

まず、どのような病気のときに最長で何ヶ月間休めるのかをはっきりと数字で書かなければなりません。小規模な会社であれば、あまりに長い期間にすると業務が回りませんので、現実的な期間を設定することが大切です。

また、休職中のお給料は原則として出ないことなども明記しておきましょう。さらに、復職の際には医師の診断書を提出してもらい、会社が認めた場合に復職できるという条件を必ず入れてください。最終的な判断権は会社にあることを明確にする必要があります。

まずは自社の状況を確認することから始めましょう

大切なスタッフが万が一働けなくなったとき、安心して療養してもらい、同時に残された職場の仲間も守るためには事前のルール作りが欠かせません。働く人を明るく元気にすることが会社を元気にすることに繋がりますが、そのためには経営者も安心していられる土台が必要です。

まずは、自社の就業規則に休職の規定がきちんと書かれているかを確認してみてください。もし、これからルールを作る場合や、今の規定で大丈夫か不安なときは、専門家に現状を相談してみることから始めてみると整理が早いです。