こんにちは。高知で小規模事業者の労務をサポートしている、おはら社会保険労務士事務所の小原です。

従業員が突然休むことが増えると、経営者としては本当に頭が痛い問題です。 「今日もまた休みか」とため息をつきたくなる日があるかもしれません。 現場の人手が足りなくなり、真面目に出勤している他のスタッフに負担が偏ってしまうため、職場の雰囲気も悪くなりがちです。

しかし、感情的に叱っても根本的な解決にはなりません。 経営者として大切なのは、冷静に事実を確認し、正しい手順で対応を進めることです。 今回は、欠勤が目立つ従業員に対して、どのような順序で向き合えばよいのかをお伝えします。

最初にやるべきことは正確な記録の確認です

「最近よく休むな」という感覚的な判断だけで話を進めるのは危険です。 まずは、タイムカードや出勤簿を手元に置き、具体的な欠勤の日数や頻度を正確に把握する必要があります。 月に何回休んでいるのか、無断欠勤なのか連絡はあったのか、特定の曜日（たとえば月曜日など）に偏っていないかなど、客観的な事実を整理してください。

記録を振り返ることで、「実は連続して休んでいるわけではなく、体調不良を繰り返しているだけかもしれない」といった傾向が見えてきます。 言った・言わないのトラブルを防ぐためにも、出退勤の記録は日頃から正確に残さなければなりません。 事実を把握できたら、次は本人と直接話をする場を設けます。

理由を決めつけず本人としっかり面談する

面談の場では、問い詰めるのではなく、まずは休んでいる理由を聞き出してみてください。 欠勤の裏には、さまざまな事情が隠れていることがあります。 単なる寝坊や怠慢であれば指導が必要ですが、それ以外にも理由があるかもしれません。

たとえば、メンタルヘルスを含むご自身の体調不良、ご家族の介護、あるいは職場内の人間関係に悩んでいて会社に行きづらくなっているケースもあります。 理由によって、その後の会社の対応はまったく変わってきます。 だからこそ、まずは「最近お休みが続いているようですが、何か事情があるのですか」と落ち着いて耳を傾ける姿勢が大切です。 この面談の内容も、いつ、誰と、どのようなやり取りをしたのか、必ず書面やメモで記録に残す必要があります。

就業規則に基づいた指導とルール作り

面談で理由を確認したら、会社のルールである就業規則と照らし合わせて対応を決めます。 もしも正当な理由のない無断欠勤や、単なる寝坊などが原因であれば、はっきりと改善を促さなければなりません。 「口頭で注意したから大丈夫」と終わらせず、改善が見られない場合は書面で指導記録を残すことが必要です。

一方で、病気やケガが原因であれば、無理に出勤させるのはかえって危険です。 その場合は、医師の診断書を提出してもらい、就業規則に定められた休職のルールを適用するなどの対応が必要になります。 まだ就業規則がない、あるいは欠勤や休職のルールが曖昧な場合は、今後のためにも会社のルールを明確に定めておくことをおすすめします。 基準がないままでは、経営者も従業員もどう動いていいか迷ってしまいます。

職場全体を守るための大切な対応

一人の欠勤は、その人だけの問題ではありません。 休んだ人の穴を埋めるために、他の従業員が必死に頑張ってくれています。 問題のある状況をそのまま放置していると、「真面目に働いているのが馬鹿らしい」と、職場の士気全体が下がってしまいます。 つまり、欠勤への適切な対応は、今いる大切な従業員たちを守ることでもあるのです。

私たちの事務所には「働く人を明るく元気に。それが、会社を元気にする」という理念があります。 働き手と経営者がお互いにルールを守り、安心して働ける環境を整えることが、結果として会社を強くします。 もし、従業員の欠勤問題でどう対応すべきか迷うことがあれば、一人で抱え込まずに専門家に状況をお話ししてみてください。 状況に応じた正しい手順から確認すると整理が早いです。