こんにちは。高知で小規模事業者の労務をサポートしている、おはら社会保険労務士事務所の小原です。

毎月の給与計算の時期になると、経営者の方々から “今月もバタバタして大変やった” という声をよくお聞きします。タイムカードの数字を集計して、各種手当を計算し、最後に給与明細書を作ってスタッフに手渡すまでの一連の作業は、想像以上に手間とエネルギーがかかるものです。

最近、初めてスタッフを雇用された経営者の方から、給与明細書に関するご相談をいただく機会が増えました。 “そもそも給与明細って、全員に必ず渡さないかんが？” 、 “紙じゃなくて、LINEやメールで送っても問題ない？” といった具体的な内容です。

給与明細書は、スタッフが１ヶ月間一生懸命に働いた成果を確認するためのとても重要な書類です。だからこそ、その扱いを曖昧にしてしまうと、悪気はなくてもスタッフに不信感を与えてしまう原因になりかねません。

給与明細書を渡すのは法律上の義務です

給与明細書をスタッフに交付することは、法律で定められた会社の義務です。労働基準法や所得税法、健康保険法などの様々な法律によって、会社は給与を支払う際にその内訳を労働者に通知しなければならないと明記されています。なので、 “うちは身内だけの小さな会社やき、明細は作ってない” ということは法律上認められません。正社員だけでなく、パートやアルバイト、短時間のスタッフであっても、すべての人に対して発行する必要があります。毎月決まった日に必ず明細を届ける仕組みを、会社として整えておくことが大切です。

明細書に必ず載せなければならない項目

給与明細書には、会社が自由に項目を決めて良いわけではなく、必ず記載しなければならない基本の項目があります。それは、働いた日数や残業時間を示す “勤怠” 、基本給や各種手当が含まれる “支給” 、そして健康保険料や所得税などを差し引く “控除” の３つです。特に、残業が何時間あったのかという記録や、給与からいくら引かれているのかという内訳は、労働者にとっても一番気になる部分であり、明確に記載しなければなりません。まずは自社で今使っている明細書のフォーマットに、これらの必須項目が漏れなく入っているかを一度確かめてみてください。

紙での手渡しとメールなどの電子化の注意点

これまでは紙に印刷して手渡しするのが一般的でしたが、最近はメールでの送信や、スマートフォンのアプリを使ってウェブ上で確認できるようにする電子化を進める会社が増えています。明細書を電子化すれば、毎月の印刷や封入の手間、手渡す時間を大幅に削減できますし、スタッフ側も過去の明細をいつでも見返せるので非常に便利です。ただし、この電子化を導入する際には知っておくべき注意点があります。法律上、給与明細をデータで配る場合には、あらかじめスタッフ全員から個別に同意を得なければならないと決まっています。事前に目的や方法を丁寧に説明し、きちんと承諾をもらってから切り替えるようにしてください。

明細書が会社とスタッフの信頼を育てます

給与明細書は、単に数字が並んだだけの紙やデータではありません。会社がスタッフの日々の頑張りを正しく評価し、法律を守って間違いなく給料を支払っていることを証明する、お互いをつなぐ大切なコミュニケーションツールです。中身が分かりやすく、毎月正確な明細が手元に届くからこそ、スタッフは会社を信頼し、安心して仕事に集中することができます。働く人を明るく元気に。それが、会社を元気にする。私たちはこの理念を大切にしています。まずは今月の給与計算に向けて、自社の明細書が法律の基準を満たしているか、小さな見直しから始めてみてください。