こんにちは。高知で小規模事業者の労務をサポートしている、おはら社会保険労務士事務所の小原です。

会社を経営していると、どうしても仕事が長引いて従業員に残業をお願いする場面が出てきます。特に少人数で頑張っている会社ほど、繁忙期や急なトラブルへの対応で時間が足りなくなることもあるのではないでしょうか。

従業員が一生懸命に働いてくれる姿はありがたいものですが、実は法律上、会社が従業員に1分でも残業をさせるためには特別な手続きが必要です。それが、今回解説する “36協定（サブロクきょうてい）” です。

「うちは数人のアットホームな会社だから関係ない」「残業代はちゃんと払っているから大丈夫」と考えている経営者の方も少なくありません。しかし、この手続きを忘れていると、思わぬトラブルや法律違反につながる危険があります。今回は初めて人を雇う経営者の方に向けて、36協定の重要性と基本のルールを分かりやすくお伝えします。

1分でも残業があるなら提出しなければなりません

労働基準法という法律では、原則として1日に8時間、1週さに40時間までしか従業員を働かせてはならないと決まっています。この法律の制限を超えて残業をしてもらうために、会社と従業員のあいだで結ぶ約束の書類が36協定です。労働基準法第36条に書かれていることから、一般的にこの名前で呼ばれています。

この協定は、残業をさせる可能性があるすべての会社に提出の義務があります。正社員だけでなく、パートやアルバイトの従業員が1人でも法定の時間を超えて働く可能性があるなら、必ず作成しなければなりません。「残業代を全額支払っているから免除される」という例外はありませんので注意してください。

まずは、自社で1日に8時間を超えて働く日があるか、週に40時間を超える週があるかをチェックすることから始めましょう。

届け出を忘れた場合のペナルティとリスク

もし36協定を労働基準監督署に届け出ないまま従業員に残業をさせた場合、それは法律違反となります。労働基準法違反となり、経営者に対して「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」という重い罰則が科される可能性があります。実際に罰則が適用されなくても、監督署の調査が入った際に是正勧告という厳しい指導を受けることになります。

また、法律を守っていない状態が続くと、働く人との信頼関係にもひびが入りかねません。万が一、体調を崩す従業員が出てしまった場合、会社が負うべき労務上のリスクや責任は非常に大きくなります。

会社と働く人の両方を守るためにも、この届け出は絶対に省略してはならない経営者の義務なのです。

従業員の代表を選んで書類を作成する手順

36協定を作成するためには、まず従業員の過半数を代表する人を選ぶ必要があります。この代表者は、会社の管理職ではない人の中から、投票や挙手といった民主的な手続きで選ばなければなりません。会社側が勝手に「あなたが代表ね」と指名することは認められていませんので、手続きの進め方には注意が必要です。

代表者が決まったら、協定書の用紙に残業をさせる理由や、1ヶ月に何時間まで残業をさせるかといった具体的な数字を記入します。一般的な上限は原則として月45時間、年間360時間と定められています。

書類に従業員代表と社長の署名または押印をして、会社の所在地を管轄する労働基準監督署へ提出します。高知県内であれば、高知労働基準監督署や須崎労働基準監督署など、自社のある地域を担当する窓口へ持参するか、郵送やインターネットでの電子申請で行います。

働く人の元気と会社の成長を両立させるために

36協定は一度提出すれば終わりではなく、有効期間が過ぎる前に毎年新しく出し直す必要があります。毎年手続きを行うのは少し手間に感じるかもしれませんが、自社の働き方を見直す良いきっかけになります。

私たちの事務所では、「働く人を明るく元気に。それが、会社を元気にする」という理念を大切にしています。残業のルールを正しく整えることは、従業員が安心して健康に働ける環境づくりへの第一歩です。従業員が元気で笑顔になれば、それは必ず会社の業績や成長として戻ってきます。

書類の書き方や代表者の選び方で迷うことがあれば、まずは当事務所のような専門家へお気軽に相談してみてください。正しいルールを知ることで、経営の不安を安心に変えていきましょう。